Kepercayaan adalah pondasi utama bagi setiap organisasi. Tanpa kepercayaan, program yang dirancang sebaik apa pun akan sulit diterima oleh para anggotanya. Hal ini pula yang menjadi pelajaran penting bagi dewan pengurus Persatuan Pelajar dan Mahasiswa Indonesia (PPMI) Mesir setelah muncul kasus hilangnya dana kas organisasi sebesar Rp 96 juta yang sempat menggemparkan kalangan Mahasiswa Indonesia di Mesir (Masisir).
Kasus tersebut melibatkan Najiyulloh Firdaus Alfani, yang saat itu menjabat sebagai Menteri Koordinator Bidang HAL (Hubungan Antar Lembaga). Tidak hanya menjadi sorotan di internal organisasi, hal itu juga memunculkan berbagai pertanyaan dari anggota tentang bagaimana sebenarnya pengelolaan dana organisasi dijalankan. Kejadian tersebut meninggalkan catatan penting tentang perlunya sistem pengelolaan keuangan yang jauh lebih terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dari titik inilah tuntutan dan kesadaran untuk memperkuat transparansi keuangan di tubuh PPMI Mesir mulai mengemuka. Bendahara umum menyadari bahwa pengelolaan keuangan tidak cukup hanya dengan terkelolanya keuangan tersebut dengan baik, tetapi juga harus dapat dilihat, dipahami, dan diawasi oleh para anggota di luar organisasi.
Belajar dari apa yang telah terjadi, dewan pengurus PPMI akhirnya menyadari bahwa transparansi dapat menjadi kunci untuk membangun kembali rasa percaya yang sempat surut. Salah satu langkah yang kemudian dihadirkan adalah program transparansi keuangan secara real time, sebuah sistem yang memungkinkan anggota PPMI untuk mengetahui secara langsung bagaimana dana organisasi dikelola, mulai dari pemasukan hingga pengeluaran.
Program Transparansi Keuangan PPMI Bentuk Keterbukaan Baru?
Kepala Biro Kebendaharaan PPMI Mesir, Alem Savero, saat diwawancarai oleh pihak Wawasan, ia menjelaskan bahwa konsep transparansi yang diterapkan pada dasarnya berangkat dari prinsip keterbukaan dalam pengelolaan keuangan organisasi. Menurutnya, program ini juga lahir dari evaluasi terhadap dinamika kepercayaan anggota terhadap organisasi dalam beberapa waktu terakhir.
“Yang kita ketahui bahwasanya akhir-akhir ini tingkat kepercayaan anggota PPMI terhadap PPMI sendiri terjadi penurunan. Karena itu, kami membutuhkan suatu program untuk mengembalikan dan meningkatkan rasa kepercayaan dari anggota PPMI itu sendiri. Dari latar belakang ini, sekaligus untuk menjaga akuntabilitas keuangan PPMI, kami menghadirkan program PPMI Financial Transparency,” ujar Alem.
Ia mengharapkan program tersebut dapat memberikan gambaran yang lebih jelas kepada anggota mengenai bagaimana dana organisasi dikelola, mulai dari proses pemasukan hingga pengeluaran, sehingga pengelolaan keuangan PPMI dapat dipantau secara lebih terbuka.
“Pada dasarnya transparansi yang kami terapkan adalah keterbukaan dalam pengelolaan keuangan PPMI. Jadi setiap pemasukan dan pengeluaran dana itu kami catat dengan rapi dan dapat dipantau oleh anggota PPMI,” ujarnya.
Menurut Alem, tujuan utama dari sistem ini adalah memastikan bahwa alur pengelolaan keuangan organisasi dapat dipahami dengan jelas oleh seluruh anggota. Dengan begitu, setiap dana yang masuk maupun yang digunakan dalam berbagai kegiatan organisasi dapat dipertanggungjawabkan secara terbuka.
“Tujuannya tidak lain agar pengelolaan keuangan PPMI benar-benar aman, jelas alurnya, dan juga bisa dipertanggungjawabkan kepada seluruh anggota,” tambahnya.
Awal Transparansi Ini Muncul
Program transparansi ini sebenarnya tidak muncul secara tiba-tiba. Dalam praktiknya, sistem tersebut telah mulai dijalankan pada termin pertama kepengurusan, meskipun masih dalam bentuk laporan berkala setiap triwulan. Saat itu, pengurus PPMI juga mencoba menghadirkan laporan keuangan yang dapat diakses oleh anggota secara periodik sebagai bentuk awal keterbukaan.
Setelah melalui proses evaluasi, pengurus melihat bahwa sistem tersebut masih dapat dikembangkan lebih jauh. Dari sinilah muncul gagasan untuk meningkatkan transparansi keuangan menjadi real time, sehingga anggota tidak perlu lagi menunggu laporan triwulan atau laporan akhir kegiatan untuk mengetahui kondisi keuangan organisasi.
“Awalnya kami menjalankan transparansi dalam skala tiga bulan. Setelah evaluasi, kami melihat bahwa sistem ini punya potensi untuk dikembangkan. Maka dari itu, di termin dua ini kami mencoba meningkatkan sistemnya menjadi real time,” jelas Alem.
Munculnya Mekanisme Baru
Secara teknis, sistem ini bekerja dengan cara mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi di organisasi secara langsung melalui sistem pencatatan digital. Setiap pemasukan maupun pengeluaran dana akan dicatat oleh bendahara umum setelah transaksi tersebut terjadi.
“Proses pencatatan tersebut juga disertai dengan bukti administrasi yang jelas, seperti kwitansi serah terima uang atau dokumen pendukung lainnya. Setelah data dicatat, sistem akan diperbarui sehingga informasi keuangan dapat langsung terlihat,” ungkapnya.
Dengan mekanisme seperti ini, laporan keuangan tidak lagi harus menunggu rekap bulanan atau laporan akhir kegiatan. Setiap aktivitas keuangan yang terjadi dapat segera tercatat dan diperbarui secara berkala.
Melalui sistem transparansi, anggota PPMI dapat memantau gambaran umum kondisi keuangan organisasi. Mereka dapat melihat total pemasukan, total pengeluaran, serta perincian alokasi dana yang digunakan untuk berbagai program dan kegiatan.
Selain itu, anggota juga dapat mengetahui berapa besar anggaran yang telah digunakan dan berapa dana yang masih tersisa untuk program tertentu. Informasi ini diharapkan dapat membantu anggota memahami bagaimana dana organisasi digunakan dalam menjalankan berbagai aktivitas.
Proses Verifikasi yang Dilakukan
Di balik keterbukaan tersebut, pengelolaan keuangan organisasi tetap melalui berbagai proses verifikasi dan pengawasan. Setiap pengajuan anggaran dari biro, badan serta kementerian di dalam organisasi harus melalui proses pengecekan ulang, termasuk kesesuaian dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang diajukan.
Selain itu, pihak bendahara juga melakukan pengecekan terhadap harga barang atau jasa yang diajukan agar sesuai dengan harga pasar. Langkah ini dilakukan untuk memastikan bahwa penggunaan dana organisasi tetap efisien dan tidak melebihi kebutuhan yang sebenarnya.
“Setiap transaksi pasti melalui proses verifikasi. Kami cek kembali RAB yang diajukan, kesesuaian anggaran yang disepakati, bahkan sampai pengecekan harga agar sesuai dengan harga pasar,” terang Alem.
Tidak hanya berhenti pada verifikasi awal, pengawasan terhadap pengelolaan dana juga dilakukan secara berkala melalui audit internal. Bendahara umum secara rutin melakukan evaluasi terhadap penggunaan anggaran oleh tiap elemen di dalam organisasi.
Selain audit internal dari pihak bendahara, pengelolaan keuangan PPMI juga diawasi oleh Badan Perwakilan Anggota (BPA). Dalam mekanisme organisasi, bendahara umum PPMI menjalani proses audit dari BPA setiap bulan.
“Setiap bulan bendahara umum diaudit oleh BPA untuk memastikan pengelolaan dana PPMI berjalan dengan baik dan rapi,” ujarnya.
Pengaruh Transparansi Bagi Anggota PPMI?
“Dengan transparansi, pengurus pasti akan lebih berhati-hati dan bertanggung jawab dalam menggunakan dana organisasi,” ungkapnya.
Sebagai organisasi induk mahasiswa Indonesia di Mesir, PPMI juga berharap langkah ini dapat menjadi contoh bagi organisasi mahasiswa lainnya. Transparansi yang diterapkan di tingkat pusat diharapkan dapat mendorong budaya pengelolaan keuangan yang lebih terbuka di berbagai organisasi mahasiswa di bawah naungan PPMI.
“Kami PPMI sebagai organisasi induk di kalangan masisir, kami selalu berupaya untuk menjadi contoh bagi organisasi-organisasi di bawah PPMI. Oleh karena itu, dengan adanya transparansi ini, semoga bisa mendorong budaya transparansi di organisasi-organisasi lainnya,” tutup Alem
Kasus hilangnya dana sebesar Rp 96 juta tidak dapat dihapus begitu saja dari ingatan, sebaliknya, ia akan tetap hidup dan menjadi pengingat bahwa kepercayaan ibarat kaca, ketika ia pecah, tiap serpihannya memang dapat disatukan kembali, namun bekasnya akan tetap ada, abadi, dan tak akan bisa ditutupi.
Pada akhirnya, segala kebijakan yang ditetapkan akan kembali pada keputusan pengurus, Terlebih lagi dengan telah terselenggaranya Pemilu Raya (Pemira) PPMI Mesir yang menandai lahirnya kepengurusan baru sebagai nakhoda organisasi selama setahun yang akan datang.
Apa yang telah terjadi di masa sebelumnya bukan tak mungkin dapat terjadi lagi di kemudian hari. Keputusan mutlak berada di ujung jari para pemangku kekuasaan, apakah akan memilih berbenah, atau malah memilih jatuh di lubang yang sama.
Reporter: Afifah Al Tafunnisa
Editor: Muhammad Rizqi Fauzi
